08.06.2021

Yazarlar: Gizem Ak Yürek, Ahsen Sadıkoğlu, Ceren Hilal Günaydın

Ticaret Bakanlığı Tarafından Çıkarılan 29.05.2021 Tarihli Yönetmelik ile Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul Ve Esasları İle Bu Toplantılarda Bulunacak Bakanlık Temsilcileri Hakkında Yönetmelikte Düzenlemeler Yapılmıştır. 

29 Mayıs 2021 tarihli Resmî Gazete’de yayımlanan Yönetmelik ile birlikte Anonim Şirket Genel Kurul toplantılarının usul ve esaslarına ilişkin yeni düzenlemeler yapılmıştır. Buna göre yayım tarihi itibariyle yürürlüğe giren hükümler şu şekildedir;

1.   Toplantı çağrısı ilanının içeriği:

Değişiklikten önce, Genel Kurulun toplantıya çağırılmasına ilişkin ilanlarda ve pay sahiplerine gönderilecek mektuplarda kurumsal temsilcilerin kimlik bilgileri ve iletişim bilgilerinin yer alması aranmaktayken; değişiklik ile birlikte söz konusu bilgilerin ilan ve mektupların içeriğinde yer alması gereklilik olmaktan çıkarılmıştır. 

2.   Toplantıda hazır bulundurulacak belgeler:

 Değişiklikten önce, Genel Kurul toplantı yerinde fiziki ve/veya elektronik ortamda hazır bulundurulacaklar arasında yalnızca hazır bulunanlar listesi yer alırken; değişiklik ile birlikte hazır bulunanlar listesinin yanı sıra varsa hamiline yazılı pay sahiplerine ilişkin Merkezi Kayıt  Kuruluşundan sağlanan pay sahipleri çizelgesinin de toplantıda hazır bulundurulması aranmaktadır.

3.   Hazır bulunanlar listesi:

Eski Sermaye Piyasası Kanununda öngörülen sermaye piyasası araçlarının kaydileştirilmesine ilişkin prosedür, yeni Sermaye Piyasası Kanunu ile değişikliğe uğradığından; kayden izlenen paylar ve hamiline yazılı paylar bakımından Merkezi Kayıt Kuruluşu tarafından sağlanacak pay çizelgelerinin yeni SPK’da öngörülen kaydileştirme prosedürüne göre sağlanacağı düzenlenmiştir. 

Yapılan düzenleme aşağıdaki gibi açıklanabilir: 

§  Sermaye Piyasası Kanunu’nun sermaye piyasası araçlarının kaydileştirilmesi prosedürünü düzenleyen 13 üncü maddesi uyarınca kayden izlenen paylar ile hamiline yazılı paylar bakımından Merkezi Kayıt Kuruluşundan sağlanan pay sahipleri

çizelgesine, 

§  Diğer paylardan senede bağlanmamış bulunan veya nama yazılı olan paylar ile ilmühaber sahipleri için pay defteri kayıtlarına göre,

§  Yönetim Kurulunca hazırlanacağı yönünde değişiklik yapılmış ve söz konusu liste yönetim kurulu başkanı veya başkanın yetkilendireceği yönetim kurulu üyelerinden biri tarafından imzalanacağı düzenlenmiştir.

4.   Toplantıya katılma hakkı: 

Değişiklik ile birlikte Yönetmelik’in 18. Maddesinin ikinci, üçüncü ve sekizinci fıkralarında değişiklik yapılmıştır. Söz konusu değişiklikler şu şekildedir:

Maddenin ikinci fıkrasında, tüzel kişi pay sahipleri bakımından genel kurula katılabilecekler listesinin imzalanması hususu düzenlenmiştir. Değişiklikten önce tüzel kişi pay sahipleri genel kurula katılabilecekler listesini hem temsil hem de ilzama yetkili olan kişiler aracılığıyla imzalarken; değişiklikten sonra tüzel kişi pay sahipleri bakımından yalnızca temsile yetkili olan kişilerin listeyi imzalaması yeterli görülmüş ve ilzama yetkili olmaları aranmayacak biçimde değişiklik yapılmıştır. 

Maddenin üçüncü fıkrasında, hamiline yazılı pay senedi sahiplerinin genel kurul toplantısına katılabilmesi için sağlaması gereken şartlarda değişiklik yapılmıştır. Değişiklikten önce hamiline yazılı pay senedi sahipleri, bu senetlere sahip olduklarını ispatlayarak giriş kartı almak ve ibraz etmek suretiyle toplantıya katılabilmekteydi.  

Ancak değişiklikle birlikte hamiline yazılı pay senedi sahiplerinin, 

§  Merkezi Kayıt Kuruluşundan sağlanan pay sahipleri çizelgesinde isim veya unvanlarının bulunması ve

§  Hamiline yazılı pay senedine zilyet olduklarını genel kurul toplantısına katılabilecekler listesini imzalamadan önce yönetim kuruluna ispatlamaları gerekmektedir.

Genel Kurul toplantısına katılabilmek için hamiline yazılı pay senedi sahiplerinin gereken prosedürleri genel kurul toplantı gününden en geç bir gün önce yerine getirmeleri gerekmekte iken; değişiklikten sonra bu prosedürlerin genel kurul toplantısına katılabilecekler listesinin imzalanmasından önce tamamlanmış olması yeterli olacaktır.

Maddenin sekizinci fıkrasında ise her pay sahibinin genel kurulda sadece bir kişi tarafından temsil edilmesinin esas olduğu düzenlenmiş ve tüzel kişi pay sahibini temsil ve ilzama yetkili olan birden fazla kişinin genel kurula katılması durumunda yalnızca bir tanesinin oy kullanabileceği hüküm altına alınmıştır. Söz konusu değişiklik ile birlikte Ticaret Sicil Yönetmeliğinde Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik ile uyumlu olarak “ilzam” ibaresi kaldırılmıştır. 

5.   Bakanlık temsilcisinin istenmesi

Yönetmelik maddesinden “ilzam” ibaresi kaldırılarak, Bakanlık temsilcisinin bulundurulması için müracaatta bulunacak Yönetim Kurulu üyeleri dışındaki kişilerin ilzama yetkili olması aranmamakta olup bu kişilerin yalnızca temsile yetkili olması yeterli görülmüştür. 

6.   Hamiline yazılı pay senedi sahipleri için geçiş hükmü

Yapılan değişik ile birlikte Yönetmelik’e hamiline yazılı pay senedi sahipleri için aşağıdaki geçiş hükmü eklenmiştir.

“GEÇİCİ MADDE 3 – (1) 31/12/2021 tarihine kadar, genel kurulu toplantıya çağıranlar, Kanunun geçici 14 üncü maddesi uyarınca Merkezi Kayıt Kuruluşuna bildirilmek üzere şirkete başvuruda bulunan ancak henüz Merkezi Kayıt Kuruluşuna bildirilmeyen pay sahiplerini de genel kurula katılabilecekler listesine dâhil eder. Hamiline yazılı pay senedi sahibi; gerçek kişi ise kimliğini, tüzel kişi ise tüzel kişiyi temsile yetkili olduğunu gösteren yetki belgesi ve kimliğini ibraz etmek suretiyle genel kurula katılabilecekler listesini imzalar.”

Buna göre; 31.12.2021 tarihine kadar geçerli olmak üzere, Merkezi Kayıt Kuruluşuna bildirilmek üzere şirkete başvuruda bulunan ancak henüz Kuruluşa bildirilmeyen pay sahipleri de genel kurula katılabilecekler listesine dâhil edilecektir. 

Sonuç Olarak, 

Yukarıdaki maddelerde açıklanan değişiklikler uyarınca aşağıdaki hususlara dikkat edilmelidir: 1. Değişiklikten önce tüzel kişi pay sahipleri genel kurula katılabilecekler listesini hem temsil hem de ilzama yetkili olan kişiler aracılığıyla imzalarken; değişiklikten sonra tüzel kişi pay sahipleri bakımından yalnızca temsile yetkili olan kişilerin listeyi imzalaması yeterli görülmüş ve ilzama yetkili olmaları aranmayacak biçimde değişiklik yapılmıştır.  

Hamiline yazılı pay senedi sahiplerinin, Merkezi Kayıt Kuruluşundan sağlanan pay sahipleri çizelgesinde isim veya unvanlarının bulunması ve hamiline yazılı pay senedine zilyet olduklarını genel kurul toplantısına katılabilecekler listesini imzalamadan önce yönetim kuruluna ispatlamaları gerekmektedir.

Değişiklikten önce Bakanlık temsilcisinin bulundurulması için müracaatta bulunacak Yönetim Kurulu üyeleri dışındaki kişilerin temsil ve ilzama yetkili olmaları aranırken;  değişiklikle birlikte bu kişilerin ilzama yetkili olması aranmamakta olup yalnızca temsile yetkili olması yeterli görülmüştür.