06.03.2024
Yazarlar: Görkem Çetin, Öyküm Koruca
Ticari ve teknolojik gelişmelerin beraberinde getirdiği küreselleşmenin yol açtığı en önemli sorunlardan biri bilgiyi korumak ve bilginin güvenliğini sağlamaktır. Özellikle, ticari ilişkiler kapsamında tarafların sıklıkla karşılıklı bilgi alışverişinde bulundukları gözetildiğinde, ifşa edilen bilgilerin gizliliğinin sağlanması hem ticari sürdürülebilirlik hem de kanuni yükümlülüklerden ötürü hayati önemi haizdir. Bu çalışmamız kapsamında gizlilik sözleşmesinin kapsamı ve önemine değinilmesi amaçlanmaktadır.
1. Gizlilik Sözleşmesi Nedir?
Gizlilik sözleşmesi, sözleşme özgürlüğü çerçevesinde gizli bilgiyi ifşa eden ile gizli bilginin ifşa edildiği kişiler arasında kurulan atipik bir sözleşmedir. Taraflar arasındaki ticari ilişkinin niteliğine göre, gizlilik sözleşmesinin tek tarafa veya iki tarafa borç yükleyen bir sözleşme olarak düzenlenebilmesi mümkündür. Ancak, tek tarafa borç yükleyen gizlilik sözleşmelerinde gizli bilginin ifşa edildiği kişi açısından gizlilik yükümlülüğü söz konusu iken, gizli bilgiyi ifşa eden açısından böyle bir sorumluluktan bahsedilemeyecektir. İki tarafa borç yükleyen sözleşmeler bakımından ise, karşılıklı olarak bilgi alışverişinde bulunulacağı ihtimaline binaen ifşa etmeme yükümlülüğü karşılıklı olarak düzenlenmiştir.
2. Gizlilik Sözleşmesi Neden Önemlidir?
Sözleşme taraflarının sahip oldukları gizli bilgilerin korunmasını ve gizliliğinin güvence altına alınmasını amaçlayan gizlilik sözleşmeleri, ticari sırların, know-how’ların, bilgisayar yazılımları ve sair verilerin gizliliğinin sağlanması açısından son derece önemlidir. Ayrıca, çalışanları, iş ortakları, danışmanları veya müşterilerine ait kişisel verileri korumak ile yükümlü şirketler açısından bu verilerin gizliliğinin hukuki güvenceye alınmasına da imkan tanımaktadır.
Gizlilik yükümlülüğünün kapsamı ve sınırlarını belirleyebilmek açısından büyük önemi haiz gizlilik sözleşmeleri, herhangi bir ihlal halinde sorumluların tespitine imkan tanıyabilmektedir. Nitekim, gizlilik yükümlülüğünün kapsam ve sınırlarının belirlenememesi ihtimalinde doğabilecek fikir ayrılıkları bu şekilde engellenebilecek ve zarar tazmini açısından sözleşme hükümleri belirleyici ve yol gösterici olabilecektir.
Diğer yandan, gizlilik sözleşmesi kapsamında cezai şart ve teminata ilişkin düzenlemelerin yer alması, şirketlere gizli bilgilerin korunması açısından Türk Ticaret Kanunu’nun haksız rekabet hükümlerinin yanında ek bir güvence getirebilmekte ve gizliliğin kapsamını serbestçe belirleyebilmelerine imkan tanımaktadır.
3. Gizlilik Sözleşmesi Ne Şekilde Kurulur?
Gizlilik Sözleşmesi, tarafların karşılıklı ve birbirine uygun irade açıklamalarıyla kurulur. Gizlilik sözleşmesinin ayrı bir sözleşme olarak düzenlenmesi mümkün olduğu gibi, başka bir sözleşmenin eki olarak da düzenlenebilmesi de muhtemeldir. Ayrıca, gizlilik yükümlülüklerinin başka bir sözleşme içerisinde sözleşme maddesi ya da maddeleri olarak düzenlenebilmesinde de herhangi bir engel bulunmamaktadır.
4. Gizlilik Sözleşmesinde Yer Alması Gereken Unsurlar Nelerdir?
Gizlilik Sözleşmesinde gizli bilginin ne olduğu ayrıntılı bir şekilde açıklanmalı ve hangi bilgilerin gizli bilgi kapsamında sayılacağı ve hangi bilgilerin gizli bilgi olarak değerlendirilemeyeceği net bir şekilde belirtilmelidir. Bu husus, herkesçe bilinebilecek bilgilerin gizli bilgi olarak belirlenmesinin önlenmesi açısından da son derece önemlidir. Böylelikle kendisiyle gizli bilgi paylaşımı yapılan tarafın sözleşmeden kaynaklanan sorumluluğunun kapsamı ve sınırları belirlenmiş olacağından sözleşmenin ihlal edilip edilmediği yönünde bir uyuşmazlık çıkması riski ise bertaraf edilmiş olabilecektir.
Ayrıca, gizli bilginin kime ait olacağı ve kimler tarafından hangi şartlar dahilinde kullanılabileceği sözleşmede yer alması gereken diğer önemli unsurlardır. Uygulamada genel eğilim gizli bilgi olarak değerlendirilen bilgilerin gizli bilgiyi paylaşan tarafın mülkiyetinde kabul edilmesidir. Nitekim bu husus sözleşmelerde açıkça belirtilmek suretiyle, kendisiyle gizli bilgi paylaşımında bulunulan tarafın, başta fikri mülkiyet olmak üzere herhangi bir hak için başvuru yapmasının ve bu hakları kendi üzerine almasının önüne geçilmesi amaçlanmaktadır.
Diğer bir önemli husus ise, gizlilik yükümlülüğüne aykırı davranılması halinde ne tür yaptırımların öngörülebileceğidir. Bu yaptırımlar zarar tazmini veya cezai şart şeklinde düzenlenebileceği gibi, ikisinin birlikte düzenlenebilmesi de mümkündür.
Yine, sözleşmenin tarafları, konusu, tarafların hak ve yükümlülükleri, sözleşmenin devri, feshe ilişkin koşullar, mücbir sebep halleri ve sözleşmenin yürürlük tarihi ile süresine ilişkin koşullar gizlilik sözleşmelerinde yer alabilecek diğer koşullardır.
5. Gizlilik Sözleşmesi Kapsamında Düzenlenebilecek Yükümlülükler Nelerdir?
Sözleşme kapsamındaki temel yükümlülük, gizli bilgilerin üçüncü kişilere ifşasının önlenmesidir. Bu kapsamda, gizlilik yükümlülüğünün sınırlarının yorum yoluyla genişletilemeyecek ölçüde netleştirilmesi ileride doğabilecek uyuşmazlıkların önüne geçebilmek açısından faydalıdır.
Yine, gizli bilgi olarak nitelendirilen bilgilerin sözleşme sınırları çerçevesinde üçüncü kişiler ile paylaşılması haline özgü olarak da bir takım koruma yükümlülükleri öngörülebilmesi mümkündür. Bu açıdan örneğin; gizli bilginin ifşa edildiği tarafın bu bilgileri üçüncü kişiler ile paylaşabilmesi aralarında ayrıca bir gizlilik sözleşmesi imzalanması koşuluna bağlanabilir. Kendisiyle gizli bilgi paylaşımında bulunulan tarafın, işi gereği bu bilgiyi öğrenmesi ve kullanması gereken bağlı çalışanlarıyla bu bilgileri paylaşabileceği kabul edilebilmekle beraber; gizlilik sözleşmelerinde yine bu çalışanlarla da ayrıca bir gizlilik sözleşmesi yapılması yükümlülüğüne yer verilmesinin olası ihlallerin önlenebilmesi açısından gerekli olduğunu belirtmek isteriz.
Sözleşme kapsamında düzenlenmesi gereken diğer bir yükümlülük, gizlilik yükümlülüğünün ne kadar süre devam edeceğine ilişkindir. Bu süre, paylaşılacak gizli bilginin önemi ve somut olayın koşulları göz önünde bulundurularak taraflarca belirlenebilmektedir. Taraflar arasında kurulan ticari ilişkinin niteliğine ve paylaşılacak bilgilerin önemi ile paylaşılma süresine bağlı olarak gizlilik sözleşmeleri süresiz olarak düzenlenebileceği gibi belirli bir süreyle de sınırlanabilecektir. Uygulamada ise halihazırda paylaşılmış bilgilerin güvenliğinin sağlanabilmesi adına, sözleşme süresi sona erse dahi paylaşılmış olan bilgiler bakımından gizlilik yükümlülüğünün devam edeceğine sıklıkla rastlanmaktadır.
Gizlilik sözleşmesinin sona ermesi haline özgü olarak düzenlenebilecek diğer bir yükümlülük ise, iade yükümlülüğüdür. Bu kapsamda, taraflar arasındaki sözleşme ilişkisinin sona ermesi ya da bilgileri ifşa eden tarafın talebi üzerine gizli bilgi içeren tüm belge ve materyallerin gizli bilgiyi ifşa eden tarafa iadesi, iade edilemeyecek nitelikte olanların ise imha edilmesi gerektiğini kararlaştırabilirler. Yine, sözleşmenin imha ve iade sürecine ilişkin ayrıntılı düzenlemeler içermesi sürecin sorunsuz ve düzgün bir şekilde tamamlanabilmesi açısından hayati önemi haizdir.
Gizlilik sözleşmelerinde dikkat edilmesi gereken bir diğer nokta ise, kendisiyle gizli bilgi paylaşımında bulunulan tarafın bildirim yükümlülüğüdür. Bu kapsamda taraflar, sözleşmenin ihlali ve herhangi bir sebeple gizli bilgilerin yetkisiz üçüncü kişilere ifşası halinde bu durumun mümkün olan en kısa süre içerisinde gizli bilgi paylaşımında bulunan tarafa bildirilmesi hususunda anlaşabilirler. Ayrıca taraflar, kendisiyle gizli bilgi paylaşımında bulunulan tarafa, ifşa halinde meydana gelecek zararı azaltacak veya ortadan kaldıracak önlemleri alma yükümlülüğü yüklemekte de serbesttirler. Bunların yanı sıra idari mercilerin veya yargı makamlarının talebi ya da kanuni zorunluluklar nedeniyle gizli bilgilerin bu makamlara aktarılmasının gerektiği hallerde, bu durumun kendisiyle gizli bilgi paylaşımında bulunulan tarafça, gizli bilgileri paylaşan tarafa bildirilmesi de bildirim yükümlülüğünün bir diğer görünümü olabilecek ve bu halde de kendisiyle gizli bilgi paylaşımında bulunulan taraf yalnızca gereken kadarıyla sınırlı olarak bu bilgileri ilgili makamlarla paylaşabilecektir.
Sonuç olarak;
Ø Ticari ilişkiler çerçevesinde karşılıklı bilgi alışverişi kaçınılmaz olduğundan şirketlerin bu kapsamda paylaştıkları gizlilik arz eden bilgilerin gizliliğinin korunabilmesi için gizlilik sözleşmesi düzenlenmesi son derece önemlidir.
Ø Gizlilik yükümlülüğün başka bir sözleşmenin maddesi ya da maddeleri olarak düzenlenebilmesi mümkün iken, ayrı bir sözleşme olarak düzenlenebilmesi de ihtimal dahilindedir.
Ø Atipik bir sözleşme olan gizlilik sözleşmesinin tek tarafa borç yükleyen veya iki tarafa borç yükleyen bir sözleşme olarak düzenlenebilmesi mümkündür.
Ø Sözleşmenin kuruluşu, tarafların karşılıklı ve birbirine uygun irade açıklamalarına bağlıdır.
Ø Sözleşme kapsamında düzenlenmesi gereken asgari unsurlar ise;
· Gizli bilginin tanımı,
· Hangi bilgilerin gizli bilgi sayılacağı ve hangi bilgilerin bu kapsamda değerlendirilemeyeceği,
· İfşa edilen gizli bilginin kime ait olacağı,
· Gizlilik yükümlülüğünün kapsamı ve sınırları,
· Bu yükümlülüğe aykırı davranılması halinde hangi yaptırımlar ile karşılaşılacağı şeklinde sıralanabilir.